L’asta di beneficienza è un evento organizzato in cui più persone possono contribuire con donazioni in denaro per sostenere una specifica causa. Se sei un ente nonprofit, considera l’opportunità di includere le aste silenziose tra le tue strategie di fundraising: il successo è alla portata di chi opera con trasparenza e professionalità.
Questi eventi richiedono una pianificazione accurata e devono rispettare regole ben definite.
Un’asta di beneficienza, specialmente se inserita come evento collaterale all’interno di un più grande evento, come ad esempio una serata di gala della tua organizzazione nonprofit, rappresenta un’ottima opportunità per aumentare la visibilità e, soprattutto, per promuovere la causa per cui si desidera raccogliere fondi.
Le aste silenziose combinano l’efficacia di un evento solidale con un’esperienza coinvolgente per i partecipanti. In un’asta silenziosa, articoli e pacchetti vengono esposti sui tavoli affinché gli ospiti possano fare offerte scrivendo gli importi su fogli di offerta cartacei o utilizzando i loro smartphone tramite software di offerta mobile. Questi eventi sono molto flessibili e possono essere facilmente adattati a qualsiasi pubblico e fascia di prezzo.
Sono più facili da pianificare rispetto alle aste dal vivo, ma richiedono comunque molta strategia. Un’atmosfera più rilassata può essere la scelta giusta, ma dovrai mantenere attivamente l’energia e lo slancio dell’evento per generare offerte.
In questo articolo, analizziamo il funzionamento delle aste silenziose, con un focus particolare sulle precauzioni legali necessarie per garantire la conformità alle normative vigenti.
Tabella dei Contenuti
Come si partecipa ad un'asta silenziosa
Nel Terzo Settore è pratica comune trasformare beni ricevuti in oggetti da mettere all’asta o in eredità in preziose risorse economiche attraverso le aste silenziose. Questo metodo permette di massimizzare il valore del patrimonio ricevuto, destinando i proventi alle attività istituzionali dell’ente.
L’atmosfera elegante e informale di eventi benefici come gala di beneficienza o cocktail party rende le aste silenziose particolarmente adatte. In queste occasioni, i partecipanti possono socializzare, costruire relazioni e, allo stesso tempo, sostenere una causa benefica. La competizione amichevole tra i presenti, stimolata da questo ambiente, incrementa i risultati economici dell’asta.
Il meccanismo delle aste silenziose è semplice ma efficace: i partecipanti, in modo discreto, presentano offerte per oggetti, servizi o esperienze donati o sponsorizzati, solitamente su moduli cartacei o digitali. L’offerta più alta si aggiudica il lotto alla fine dell’evento.
L’assenza di un banditore e la possibilità di fare offerte in modo autonomo e riservato definisce la natura “silenziosa” di queste aste.”
Aspetti legali dell’asta silenziosa
L’organizzazione di un’asta silenziosa richiede un’attenzione particolare agli aspetti legali per garantire la conformità alle normative. Di seguito, i punti principali da considerare:
Inquadramento giuridico dell’asta, definizione dell’obiettivo e scrittura del regolamento
Nel contesto del Terzo Settore, le aste silenziose rientrano nelle attività di raccolta fondi, come stabilito dall’articolo 7 del Decreto Legislativo 117/2017 (Codice del Terzo Settore). Pertanto, devono essere finalizzate al sostegno delle attività istituzionali dell’ente non profit. È essenziale inoltre definire chiaramente lo scopo dell’evento, specificando come i fondi raccolti saranno impiegati per sostenere le attività istituzionali dell’ente. Inoltre, è necessario identificare i beni da mettere all’asta, inclusi oggetti donati, beni ereditati (come gioielli o dipinti), esperienze offerte da sponsor o donazioni aziendali. Il regolamento dell’asta, da redigere e rendere pubblico, deve contenere quando e dove si svolgerà l’asta, le modalità di offerta e aggiudicazione dei beni o servizi offerti, di cui andranno specificate le caratteristiche.
Gestione dell’evento
L’ente deve assicurare una raccolta e registrazione delle offerte trasparente, sia in formato cartaceo che digitale. Nel formato cartaceo, si utilizzano schede fisiche per ogni lotto. Nel formato digitale, si impiegano piattaforme online dedicate. La nomina di un supervisore, come un notaio per beni di valore, può garantire il rispetto delle regole. Nel caso alcuni beni derivino da eredità è necessario capire se è possibile effettivamente metterli all’asta ovvero se esiste un vincolo testamentario che lo impedisca.
Chiusura e rendicontazione
È essenziale predisporre un rendiconto finanziario dettagliato, comunicare i risultati ai partecipanti e ringraziare pubblicamente donatori e partecipanti, per aumentare la fiducia e la trasparenza.
Quali beni proporre ad un’asta
Le persone non si limitano a donare o a fare offerte per quello che metterai all’asta, alle persone piace acquistare idee, storie, avventure. Curando una selezione di articoli d’asta unici con narrazioni avvincenti, non stai solo vendendo una vacanza di fine settimana o una maglia sportiva autografata, stai commercializzando un’esperienza, la possibilità di far parte di qualcosa di più grande.
Quindi abbandona le offerte prevedibili ed esplora queste idee:
I cesti per aste silenziose sono classici articoli d’asta divertenti che gli ospiti adorano perché ricevono una collezione di articoli invece di uno solo. Quando si tratta di cesti eccezionali, i cesti di vino e liquori curati possono avere successo.
Immagina ad esempio un cesto “Vini del Mondo” traboccante di annate provenienti da regioni celebri come la Napa Valley, Bordeaux e la Toscana. Oppure, per l’appassionato di birra artigianale, un cesto “Birre locali” con selezioni di microbirrifici alla moda. Le possibilità sono infinite, adatte a ogni gusto e budget.
Promuovere questi cesti di alto livello entusiasma gli ospiti ben prima dell’inizio dell’evento. Ad esempio, potresti:
Pubblicare foto allettanti sui social media del tuo evento, evidenziando le bottiglie uniche e le loro origini.
Evidenziare la provenienza delle bottiglie o la storia unica dietro il tema nei tuoi materiali di marketing.
Organizzare un concorso sui social media in cui i follower possono indovinare il valore totale del cesto, con il vincitore che riceve un biglietto della lotteria gratuito per l’asta.
Interessi dei sostenitori: i tuoi sostenitori sono principalmente fan dello sport, appassionati d’arte o amanti della musica?
Aumentando l’entusiasmo intorno a questi cesti online, avrai il tuo pubblico desideroso di fare le proprie offerte e portare a casa un pezzo della storia.
Molti dei migliori articoli d’asta di alto valore non sono in realtà articoli, sono esperienze. I biglietti per eventi sportivi o eventi possono essere articoli d’asta attraenti, soprattutto se si tratta di posti difficili da ottenere o di esperienze speciali. Prova a offrire biglietti che includono: posti a bordo campo, accesso esclusivo a una gara di campionato, accesso dietro le quinte con la possibilità di incontrare i giocatori.
Se hai il budget, i pacchetti viaggio possono attirare molte persone all’sta. Dopotutto, chi non desidera un’esperienza unica e insolita? Includi tutti gli elementi essenziali per un ottimo viaggio: prenotazione dell’hotel, buoni volo e biglietti del tour. Pacchetti di prenotazioni come questo funzionano particolarmente bene per le aste online e ibride.
La chiave per commercializzare con successo i pacchetti viaggio sta nello sfruttare il desiderio.
Se qualcuno della tua organizzazione nonprofit ha contatti con una celebrità locale o nazionale, chiedi loro se sarebbero disposti a cenare con un sostenitore per una donazione. Questa può essere una miniera d’oro per la tua asta silenziosa! Ma ricorda, la chiave è scegliere la celebrità giusta per il tuo pubblico. Ecco alcuni fattori da considerare:
Allineamento della causa: la celebrità ideale dovrebbe avere una connessione personale o una passione per la missione della tua organizzazione. Questo crea un’esperienza più autentica per il vincitore dell’offerta. Ad esempio, se la tua organizzazione nonprofit si concentra sul benessere degli animali, considera un attore noto per il suo attivismo per i diritti degli animali.
Popolarità locale: non sottovalutare il potere delle celebrità locali! Le stelle dello sport della squadra della tua città, gli chef rinomati o anche i principali conduttori di telegiornali locali possono essere un’enorme attrazione per i tuoi sostenitori.
Disponibilità: mentre una mega-star può essere allettante, una stella nascente o un attore amato potrebbe essere più facilmente disponibile e altrettanto eccitante. Considera i dati demografici dei tuoi ospiti tipici e scegli una celebrità che sarebbero sinceramente entusiasti di incontrare.
Interessi dei sostenitori: i tuoi sostenitori sono principalmente fan dello sport, appassionati d’arte o amanti della musica?
Come promuovere un’asta silenziosa
Per il successo della tua asta, avrai bisogno di donatori ovviamente: per questo motivo promuovere la tua asta di beneficienza è essenziale.
Puoi utilizzare i tuoi canali di marketing per:
Invitare i sostenitori alla tua asta
Garantire le registrazioni anticipate
Generare entusiasmo e competizione
Pomuovere gli articoli dell’asta
Il marketing è fondamentale per qualsiasi tipo di asta: ti consigliamo di adottare un approccio multicanale per promuovere la tua asta. Ecco come potrebbe funzionare:
L’idea principale di una campagna di marketing multicanale è utilizzare ciascuno dei tuoi canali digitali per indirizzare più traffico verso l’azione desiderata, in questo caso, la pagina di registrazione della tua asta. Ecco i canali tipici che potresti utilizzare:
Profili sui social media. Promuovi la tua asta, metti in evidenza gli articoli più importanti e incoraggia il coinvolgimento.
Email. L’invio di inviti e annunci via email è il modo più diretto per raggiungere il tuo elenco di contatti, in particolare i sostenitori fedeli.
Il catalogo degli articoli dell’asta. Il catalogo online degli articoli della tua asta è una risorsa preziosa per generare interesse. Dai un’occhiata ai pacchetti di viaggi d’asta senza rischi per aumentare davvero l’entusiasmo.
Ambasciatori online. Se hai reclutato ambasciatori volontari, possono aiutare a spargere la voce nelle loro reti.Partnership strategiche: Ad esempio, Eataly ha donato 1 euro per ogni piatto bolognese venduto e ha raddoppiato la cifra con un contributo aziendale.
I social media dei sostenitori. Incoraggiare i tuoi follower a condividere i tuoi post sui social media è un modo molto efficace per ampliare il tuo pubblico.
Quindi, promuovi i tuoi contenuti tra ciascuno di questi canali. Ad esempio, se hai scritto un post sul blog che spiega gli obiettivi della tua asta, condividilo sui social media. Chiedi ai tuoi ambasciatori di condividere anteprime del tuo catalogo di articoli con il loro pubblico. Ricorda solo di includere sempre un link diretto alla pagina di registrazione della tua asta.
Ricorda di fissare obiettivi specifici per i tuoi sforzi di marketing. Quante registrazioni vuoi ottenere? Quante di queste dovrebbero essere nuovi partecipanti e quante sostenitori fidelizzati? La creazione di obiettivi e metriche concrete renderà più facile monitorare i tuoi progressi in vista dell’asta e ti darà una solida base per promuovere la tua prossima asta.
Considera anche la possibilità di creare sfide e concorsi coinvolgenti per i sostenitori online. Fissa degli obiettivi per i tuoi ambasciatori e riconosci i loro risultati con premi o riconoscimenti durante il tuo evento. Per tutti i tuoi iscritti, potresti chiedere loro di condividere i tuoi post sui social media o di creare contenuti propri sulla tua missione. Poi, durante il tuo evento, menziona i partecipanti migliori o estrai un nome a caso per vincere un premio.
Strategie come queste sono generalmente definite gamification, e possono dare una carica al coinvolgimento con il tuo evento ancora prima che inizi!
Come massimizzare le donazioni di un’asta
Quando investi tempo, energia e risorse nella pianificazione di un’asta dal vivo, silenziosa o virtuale di qualsiasi dimensione, devi assicurarti che il tuo evento generi un ritorno sull’investimento positivo.
Le aste possono essere estremamente redditizie per le organizzazioni nonprofit e coinvolgenti per i donatori. Tuttavia, la semplice pianificazione e promozione del tuo evento non è sempre sufficiente a garantire un forte ROI. Ecco i nostri migliori consigli per massimizzare le entrate della tua asta:
Concentrati su un approvvigionamento intelligente. Offrire una selezione di articoli specificamente pensata per il tuo pubblico è il modo più sicuro per generare coinvolgimento, offerte e, in definitiva, entrate.
Usa la tecnologia per guidare un maggiore coinvolgimento. Le offerte tramite dispositivi mobili, le donazioni via SMS, le tecniche di gamification e la raccolta fondi peer-to-peer sono tutti modi efficaci per aumentare il coinvolgimento, rendendo più facile donare e generando maggiore interesse
Incoraggia la registrazione anticipata dei pagamenti. Quando ogni partecipante registra in anticipo le proprie informazioni di pagamento, semplifichi notevolmente la procedura di check-out e riduci la necessità di contattare gli offerenti che hanno vinto gli articoli.
Recluta ambasciatori. Come discusso in precedenza, le campagne degli ambasciatori possono essere un ottimo modo per generare maggiori entrate perché attirano più iscritti e offrono ai nuovi donatori un legame personale con la tua causa. La riprova
Incorpora opzioni di “acquista ora” o componenti aggiuntivi. Consentire agli offerenti di acquistare un articolo direttamente (al 150-200% del loro valore iniziale) e offrire componenti aggiuntivi come feste su invito e biglietti della lotteria è un modo semplice per raccogliere di più semplicemente offrendo agli ospiti ulteriori opzioni.
Addebita le quote di registrazione, se appropriato. Per eventi d’asta dal vivo o silenziosi più grandi, addebita una quota di registrazione o di biglietteria. Se il tuo evento include intrattenimento e cibo, il costo aggiuntivo non sorprenderà i partecipanti.
Costruisci partnership aziendali. Le sponsorizzazioni da parte di aziende locali e grandi società sono preziose per le organizzazioni nonprofit. Offri agli sponsor un riconoscimento pubblico durante il tuo evento e nei tuoi materiali online in cambio di articoli d’asta donati o finanziamenti generali per il tuo evento.
Come valutare i risultati di un’asta
Valutare i dati della tua asta silenziosa in modo approfondito può aumentare ulteriormente le donazioni e persino acquisire nuovi donatori. Ecco cinque modi per utilizzare i dati della tua asta silenziosa per migliorare la tua strategia di raccolta fondi:
I pacchetti d’asta con il minor numero di offerte
I pacchetti con il minor numero di offerte offrono anche ottimi spunti informativi ai fundraiser. Puoi farti delle domande come: il prezzo era troppo alto? Oppure tali beni appartengono a una categoria di nicchia? È stato molto difficile ottenere quegli articoli per cui hai speso troppo tempo su articoli che poi non sono stati aggiudicati?.
Genera un report sui donatori che hanno fatto offerte ma non si sono aggiudicati nulla o poco
Analizza il report delle offerte per vedere chi era interessato agli articoli ma non ha vinto. Non dimenticare di guardare quanto erano disposti a spendere. Soprattutto se la stessa persona ha perso diversi articoli, potrebbe aver lasciato il tuo evento con denaro che voleva donare.
Analizzare i perdenti fornisce informazioni sulla loro capacità di donazione e su dove potresti offrire ulteriori opportunità di donazione al tuo evento. Il tuo team di fundraiser può sfruttare questi dati per integrare il report sul donatore nel CRM e su eventuali colloqui con lo stesso donatore.
Valuta le modalità di pagamento e di consegna dei beni
Verifica se vi è stata soddisfazione da parte dei donatori per la modalità di gestione della consegna dei beni. Le persone sono talvolta desiderose di ritirare i loro oggetti e andarsene immediatamente dopo la chiusura dell’asta. Valutare l’intero evento e perfezionare il tuo programma può aiutare a generare maggiori entrate complessive per il tuo evento.
Confronta le offerte vincenti medie con le offerte vincenti medie degli anni precedenti
Le aste richiedono una notevole quantità di lavoro. Se 50 pacchetti d’asta hanno prodotto entrate marginalmente inferiori rispetto a 75 pacchetti d’asta, altre raccolte fondi “chiavi in mano” o strumenti per aumentare le entrate potrebbero richiedere meno tempo e generare entrate complessive maggiori per l’evento.
Come generare valore con i donatori grazie all’asta
Dopo aver pianificato la tua asta di beneficienza, implementato gli strumenti giusti, assicurato gli articoli, attirato un pubblico e raggiunto i tuoi obiettivi di raccolta fondi, hai finito, giusto? Sbagliato!
Ora è il momento di coltivare e mantenere attivamente il sostegno di donatori e partecipanti nel lungo periodo. Inoltre, dovresti sempre cogliere l’opportunità di studiare la tua performance per punti di forza, aree di miglioramento e nuove opportunità.
Analizzare la tua performance e dare priorità alla fidelizzazione è particolarmente importante quando si tratta di aste online ed eventi virtuali, che possono aiutarti a raggiungere un pubblico molto più ampio di quanto fosse possibile in precedenza. Se non prendi provvedimenti per mantenere la tua organizzazione e la tua missione impresse nella mente di quei nuovi partecipanti, è probabile che si dimentichino di te.
Ecco alcune delle nostre migliori strategie per generare più valore a lungo termine con la tua asta:
Ringrazia immediatamente i partecipanti. Fare il primo passo di esprimere la tua gratitudine a ogni partecipante, compresi quelli che non hanno vinto alcun articolo, pone le basi essenziali per mantenere il loro sostegno. Idealmente, la tua infrastruttura tecnologica dovrebbe essere in grado di gestire questo processo automatizzando le e-mail ai tuoi partecipanti.
Rivedi la performance della tua asta. Una volta terminato il tuo evento, è il momento di vedere quali strategie hanno funzionato bene e quali meno. Ad esempio, se molti partecipanti non hanno fatto offerte, potrebbe essere necessario ripensare alle tue strategie di approvvigionamento o di prezzo. Considera l’invio di un sondaggio per ottenere un feedback diretto dai tuoi ospiti. (nel paragrafo precedente ne abbiamo parlato approfinditamente)
Tieni aggiornati i sostenitori. Imposta una campagna email per assicurarti che i partecipanti all’asta ricordino la tua organizzazione. Scrivigli per fargli capire cosa è stato o verrà fatto grazie alla loro donazione.
Identifica i partecipanti chiave. Chi ha speso di più alla tua asta? Chi ha fatto il maggior numero di offerte? Chi ha vinto i tuoi articoli più importanti? Quale ambasciatore ha ottenuto il maggior numero di registrazioni? Vorrai assolutamente mantenere il loro sostegno per il tuo prossimo evento. Contatta personalmente questi individui per esprimere la tua gratitudine.
Conduci uno screening patrimoniale. Per gli eventi ad alto rendimento, è una buona idea esaminare il tuo elenco di partecipanti per ulteriori importanti opportunità di raccolta fondi. Uno dei tuoi ospiti all’asta potrebbe avere sia la capacità che l’inclinazione a fare una donazione più consistente alla tua organizzazione, ma devi identificarli attivamente al fine di perseguire il loro sostegno.
Conclusione
In sintesi, l’asta di beneficienza si conferma uno strumento versatile e prezioso per le organizzazioni non profit, capace di generare risorse economiche e coinvolgere attivamente la comunità. Il successo di un’asta silenziosa, in particolare, risiede nella sua capacità di combinare un’atmosfera elegante e informale con un meccanismo di partecipazione semplice ed efficace.
Tuttavia, la sua realizzazione richiede un’attenta pianificazione, che include la definizione degli aspetti legali, la selezione di beni o servizi attraenti, una promozione mirata e una gestione trasparente delle offerte.
Fondamentale è anche la fase successiva all’evento, dedicata alla valutazione dei risultati e alla coltivazione delle relazioni con i donatori, al fine di massimizzare il valore a lungo termine dell’iniziativa.
L’asta di beneficienza, quindi, non si esaurisce in un singolo evento, ma rappresenta l’inizio di un percorso di coinvolgimento e fidelizzazione dei sostenitori, essenziale per il successo della missione nonprofit.
