L’automazione nelle operazioni di raccolta fondi non è un sostituto del tocco umano che rende il marketing nonprofit così efficace (e ovviamente personale), ma può certamente semplificare i processi di routine e aiutarti a rimanere in contatto con i tuoi donatori specialmente i donatori regolari che necessitano di essere costantemente aggiornati sulle iniziative della tua organizzazione.
L’automazione non deve essere vista come una spersonalizzazione del messaggio che si vuole inviare ai donatori né, dall’altra parte, come un disimpegno da parte dei fundraiser nell’elaborare testi, video e immagini quanto più personalizzate e adatte al tipo di messaggio che si vuole far arrivare ai propri sostenitori.
Che tu sia preoccupato di come programmare i tuoi messaggi o se inviare un’email o un sms o un messaggio whatsapp o telegram, questo articolo tratterà ciò che devi sapere per creare messaggi automatizzati efficaci che aumentino i tassi di fidelizzazione dei donatori regolari. La cura e la fidelizzazione vanno di pari passo, soprattutto con i donatori regolari.
La marketing automation ti aiuterà, grazie alle semplificazioni introdotte dalla tecnologia moderna, a far arrivare il messaggio giusto, al momento giusto a quei beneficiari che si attendono da te un contatto, un aggiornamento costante.
Tabella dei Contenuti
Sapere quali messaggi automatizzare
Quando implementi la tua strategia di automazione, decidi prima di tutto quali tipi di contatto e messaggi trarranno vantaggio dall’essere automatizzati. In genere, ciò include comunicazioni di routine come messaggi di ringraziamento, richieste di donazione e newsletter.
Tuttavia, devi anche considerare il tuo pubblico. Certamente concordiamo che ogni donatore è importante, ma alcuni richiedono un approccio più pratico di altri, più diretto, più personale. La guida alla matrice di stewardship, che trovi alla fine di questo paragrafo, evidenzia alcuni gruppi chiave di donatori e come ciascuno richiede un contatto diverso:
I medi donatori sono un punto fermo della tua organizzazione non profit, ma in definitiva, questi donatori forniscono livelli di supporto moderati e la maggior parte della comunicazione con loro può probabilmente essere automatizzata. Spesso i donatori regolari sono considerati parte di questi medi donatori, con alcuni addirittura a livello di grandi donatori e potrebbero richiedere un contatto personalizzato e strategico.
I grandi donatori hanno bisogno di relazioni individuali e, quindi, al di fuori della tua newsletter o di una ricevuta di donazione, quasi tutte le comunicazioni con loro dovrebbero essere realizzate su misura per le loro esatte preferenze.
Quando imposti i trigger di automazione, considera l’aggiunta di livelli per adattarsi a una gamma di sostenitori. Ad esempio, i donatori che donano un importo inferiore a una certa cifra possono ricevere il tuo messaggio di ringraziamento automatico standard, mentre quelli che donano di più verranno contattati personalmente da un membro del tuo team per esprimere la tua gratitudine.
Guida alla matrice di stewardship
Scegli i canali di messaggistica
Molti strumenti di comunicazione supportano l’automazione del marketing. La maggior parte delle piattaforme di email, sms, whatsapp, ti consente di programmare le comunicazioni o impostare messaggi automatici in risposta a specifiche azioni dei sostenitori.
Determina quali piattaforme utilizzerai per raggiungere i sostenitori e quando. Ad esempio, la tua newsletter settimanale potrebbe essere sempre inviata via email, ma quando ringrazi i tuoi donatori regolari per la loro donazione mensile, dovresti inviare un’email, un messaggio di testo o un ringraziamento cartaceo?
La raccomandazione è di aggiungere quanta più personalizzazione possibile. Invia un ringraziamento cartaceo quando il donatore ricorrente effettua la sua prima donazione ricorrente, includi ciò che il donatore ricorrente può aspettarsi e poi aggiungi un mix di canali in base a ciò che è nel tuo mix di comunicazione.
Tieni presente che i messaggi automatizzati devono seguire tutte le leggi sulla comunicazione pertinenti. Ad esempio, email e messaggi di testo automatici necessitano di opzioni di iscrizione e cancellazione, ed è sempre buona norma chiedere il permesso di inviare ai sostenitori messaggi aggiuntivi. Ad esempio, potresti aggiungere una casella di controllo al tuo modulo di donazione affinché i sostenitori si iscrivano per ricevere la tua newsletter o futuri aggiornamenti sulla campagna.
Sfrutta i modelli
I messaggi automatici ti aiuteranno a mantenere i rapporti con i donatori regolari solo se tali messaggi sono significativi. Il consiglio è di utilizzare dei modelli per assicurarti che i tuoi messaggi automatizzati riescano a coprire numerose situazioni e pubblici differenti.
Quando crei i tuoi modelli, considera i seguenti fattori:
Segmenta il tuo pubblico in gruppi in base alle caratteristiche che influenzano il loro comportamento di donazione. Ad esempio, potresti dividere i tuoi donatori in base a quelli nuovi e a quelli regolari. I modelli di messaggio per i nuovi donatori potrebbero contenere dettagli informativi su come funziona la tua organizzazione, mentre i tuoi donatori regolari di lunga data ricevono aggiornamenti sugli ultimi avvenimenti della tua organizzazione. E riconosci sempre il donatore ricorrente per la sua donazione mensile. Può essere semplice come una frase che contenga un “Grazie per il tuo continuo supporto”.
Specifici tipi di campagne di raccolta fondi e periodi dell’anno richiedono modelli diversi. Adatta il tuo modello di richiesta di aumento della donazione per riflettere i tuoi risultati più recenti, in modo che i donatori regolari che lo ricevono regolarmente non ricevano lo stesso messaggio più e più volte.
Il tuo canale di comunicazione avrà un impatto su ogni parte della tua strategia di messaggistica. Ad esempio, i modelli di email possono avere molteplici opportunità per inserire informazioni personalizzate sul destinatario, mentre potresti aver bisogno di adattare i testi in modo più strategico. Anche in un breve modello di messaggio di testo puoi fare riferimento al nome di un sostenitore, all’importo della donazione e alla campagna supportata grazie ai dati registrati nel tuo CRM.
Creare modelli è più veloce che scrivere messaggi individuali per ogni sostenitore, ma richiede comunque molto lavoro di scrittura.
Per espandere la tua libreria di modelli, prova anche a sfruttare l’intelligenza artificiale generativa per creare bozze che poi renderai più personali.
Aggiungi dettagli personalizzati
Probabilmente hai una notevole quantità di dati sui tuoi donatori (regolari) memorizzati nel CRM della tua organizzazione non profit, e puoi sfruttare tali informazioni per far sentire i tuoi messaggi automatizzati personali.
In ogni modello, assicurati che ci siano opportunità per aggiungere dettagli unici per il destinatario. In questo modo, anche se 500 sostenitori ricevono tutti lo stesso messaggio, ognuno si sente personalizzato. Alcuni dettagli personali che potresti aggiungere includono:
evita di rivolgerti ai sostenitori (regolari) semplicemente come “donatori”. Invece, rivolgiti sempre ai sostenitori con i loro nomi preferiti. Ciò significa usare soprannomi, titoli appropriati, nomi scelti o qualsiasi altra specifica per garantire di comprendere e rispettare quel singolo donatore.
i donatori regolari probabilmente hanno una lunga storia con la tua organizzazione nonprofit e puoi fare riferimento a quei dettagli nei tuoi messaggi automatizzati. Mostra che ti interessano i loro contributi individuali menzionando quanto un donatore ha donato nel corso della sua relazione con la tua organizzazione non profit o ringraziandolo per aver partecipato al tuo ultimo evento.
presta attenzione a quali tipi di campagne e iniziative i tuoi donatori regolari sono più interessati. Quindi, fornisci aggiornamenti personalizzati su tali programmi nella corrispondenza futura.
Collega i tuoi strumenti di messaggistica e il tuo CRM per popolare automaticamente i messaggi con questi dettagli personali. Se sei nuovo all’automazione o stai provando un nuovo strumento, assicurati di testare i tuoi messaggi prima di inviarli ai sostenitori. Questo ti aiuterà a individuare eventuali errori di popolamento che potrebbero altrimenti portare a spiacevoli errori.
Imposta una cadenza di messaggi
Le serie di email e messaggi di testo sono strumenti utili per guidare i sostenitori a intraprendere azioni specifiche. Ad esempio, quando un nuovo donatore effettua la sua prima donazione perché non programmare una serie di benvenuto che introduce i nuovi sostenitori alla tua organizzazione? Il messaggio di benvenuto permette al nuovo donatore di esplorare e approfondire il contenuto del sito web della tua organizzazione o compilare un sondaggio, mentre una serie dedicata alle storie dei beneficiari della donazione potrebbe incoraggiare i donatori ricorrenti ad aumentare le loro donazioni regolari.
Utilizza la tua piattaforma di messaggistica per determinare quando verrà inviato ciascun messaggio della tua serie. La cadenza dei messaggi influenza il modo in cui i sostenitori visualizzano ogni singolo messaggio e la tua organizzazione nonprofit nel suo complesso. Cerca di trovare una via di mezzo qui. Troppi messaggi in un periodo di tempo troppo breve potrebbero infastidire i sostenitori, mentre diverse settimane senza notizie dalla tua organizzazione nonprofit potrebbero far diminuire l’interesse nella tua organizzazione da parte dei donatori.
Inoltre, fai attenzione che le cadenze di messaggi automatizzati non si intralcino accidentalmente a vicenda, magari con come una campagna di crowdfunding attiva su un’altra piattaforma.
In definitiva, email, SMS e altri messaggi privati sono parti cruciali degli sforzi di raccolta fondi di marketing diretto che fanno progredire i percorsi di donazione dei sostenitori. Sfrutta i tuoi strumenti di automazione per garantire che nessun sostenitore venga dimenticato e adatta i tuoi processi di automazione per far sentire tutte le comunicazioni personalizzate.
L’automazione del marketing nonprofit è uno degli strumenti più potenti della tua organizzazione nonprofit per mantenere le relazioni con i donatori regolari. Affina la tua strategia di comunicazione per garantire che ciascuno di questi messaggi, sebbene generato e inviato grazie e dalla tua tecnologia, abbia ancora un tocco umano per costruire relazioni durature con i donatori.
La buona notizia è che le automazioni, una volta create, ti daranno più tempo per quelle connessioni personali che sono fondamentali per quelle relazioni che portano il donatore a coinvolgersi sempre di più nell’organizzazione.
